ERV Bekanntmachungen

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ERV-Bekanntmachungen

Bekanntgabe des Einreichungsverfahrens nach § 3 der Verordnung über den ERV in Hamburg

Die Inhalte der Bekanntgabe technischer Einzelheiten nach § 3 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in Hamburg werden gemäß nachstehender Gliederung erläutert und in ihrem Verfahrenszusammenhang dargestellt.

1. Allgemeine Informationen

1.1. Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich

Die folgenden näheren Einzelheiten nach § 3 Nr. 1-5 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in Hamburg gelten im elektronischen Rechtsverkehr in den Verfahrensbereichen, für die der elektronische Rechtsverkehr durch Aufnahme in die Anlage zur Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in Hamburg eröffnet wurde.

Sofern im Einzelfall Abweichendes gilt, wird nachfolgend darauf hingewiesen.

1.2. Organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr (OT-Leit-ERV)

Die Konferenz der Justizministerinnen und Justizminister hat „Organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr (OT-Leit-ERV)“ verabschiedet, die mit näheren Regelungen, ergänzenden Hinweisen und Erläuterungen insbesondere zu technischen Standards einen einheitlichen Rahmen für den elektronischen Rechtsverkehr vorgeben.

Die Anlage 1 der OT-Leit-ERV „Technische Rahmenvorgaben für den elektronischen Rechtsverkehr“ enthält weitere Hinweise und Erläuterungen zu den nachfolgend benannten technischen Standards.

1.3. Sonstige allgemeine Informationen

Während im nicht elektronisch geführten gerichtlichen Verfahren die Einreichung von Schriftsätzen und anderen Dokumenten zwecks Zustellung an die übrigen Beteiligten in mehrfacher Ausfertigung erfolgt, entfällt diese Anforderung für Beteiligte im elektronischen Rechtsverkehr. Für Parteien, die keinen elektronischen Zugang eröffnet haben, fertigt das Gericht Ausdrucke der von anderen Verfahrensbeteiligten eingereichten elektronischen Dokumente nach derzeitiger Rechtslage kostenfrei an.

2. Einreichungsverfahren

Für eine sichere und nachvollziehbare Kommunikation ist eine einmalige Anmeldung bei der elektronischen Poststelle erforderlich (vgl. §3 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in Hamburg).

Die elektronische Poststelle ist ausschließlich über den Kommunikationsweg "OSCI / EGVP" erreichbar. Hierzu werden die bewährten Infrastrukturkomponenten für die Kommunikation per EGVP (die Postfächer und die Eintragungen im Verzeichnisdienst SAFE) zur Verfügung gestellt. Die Registrierung im Verzeichnisdienst SAFE hierfür erfolgt bei der Installation der Sende-und Empfangskomponente (vgl. unter 2.2.1.).

Nachfolgend werden die Fragen der Registrierung, der möglichen Kommunikationswege über diese Poststelle und der auf ihnen bestehenden Beschränkungen, des möglichen Rückwegs an Sie (elektronische Zustellungen) sowie der Wahrung der Vertraulichkeit der Kommunikation dargestellt.

2.1. Registrierung

2.1.1. Bestandsdaten

Es werden bei der Registrierung in der von Ihnen in Anspruch genommenen Poststelle allgemeine personenbezogene Daten erhoben. Für die Zuordnung der Kommunikationsvorgänge können in Abhängigkeit der verwendeten Sende- und Empfangskomponenten folgende Daten dauerhaft gespeichert werden:

  • Name und Vorname
  • gegebenenfalls die Organisation
  • Anschrift und Telekommunikationsverbindungen (einschließlich einer E-Mail-Anschrift)
  • Signatur- und gegebenenfalls Verschlüsselungszertifikate
  • persönliche Kennungen und Kennwörter

Die Daten sollen von Ihnen bei Änderungen aktualisiert werden.

2.1.2. Datenschutzerklärungen

Die im EGVP-Classic-Client als Bestandsdaten aufgeführten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Begründung, Durchführung und Abwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs (einschließlich statistischer Auswertung) genutzt. Es erfolgt keine Verarbeitung zu anderen Zwecken, insbesondere erfolgt

  • keine entgeltliche oder unentgeltliche Übermittlung gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener Daten an Dritte zu kommerziellen Zwecken
  • keine Übermittlung gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener Daten an Behörden oder Dienststellen zu anderen als unmittelbar verfahrensbezogenen Zwecken.

Für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ist Ihre Zustimmung zu dessen Datenschutzerklärung erforderlich: Datenschutzerklärung EGVP 

Die Einwilligungserklärung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerruf führt zur Löschung des Postfachs.

Wenn Sie Ihr Postfach löschen, können Ihnen ab diesem Zeitpunkt keine neuen Nachrichten mehr zugestellt werden. Ihre Daten sind den beteiligten Gerichten und übrigen Dienststellen der Justiz dann nicht mehr über die elektronische Poststelle zugänglich.

Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung anderer Softwareprodukte andere Datenschutzbestimmungen gelten können. Sie erfahren diese bei ihrem Softwareanbieter.

2.1.3. Zustellungen

Bei der Registrierung an der elektronischen Poststelle wird ein für Sie kostenloses elektronisches Postfach eingerichtet, über das elektronische Zustellungen des Gerichts an Sie erfolgen können. Bei einer solchen elektronischen Zustellung erfolgt neben der Ablage in Ihrem persönlichen Empfänger-Postfach eine Mitteilung an die von Ihnen bei der Registrierung angegebene elektronische Kommunikationsadresse (i.a. Ihr E-Mail-Postfach). Der Abruf aus Ihrem Empfänger-Postfach erfolgt dann über eine durch Verschlüsselung gesicherte Verbindung.

Sofern Sie nicht unter den in § 173 Abs.2 ZPO genannten Personenkreis fallen, ist für die Übermittlung elektronischer Zustellungen Ihre ausdrückliche Zustimmung erforderlich. Es erfolgt daher bei der Registrierung generell eine entsprechende Abfrage.

Die Kapazität des persönlichen Empfänger-Postfachs in der Poststelle ist begrenzt. Mengenbegrenzungen werden über www.justiz.de und www.egvp.de bekannt gemacht.

Sofern Sie keine Einrichtung eines gesonderten Empfänger-Postfaches in der elektronischen Poststelle der Justiz wünschen, können keine Antworten (einschließlich Eingangsbestätigungen) des Gerichts, der Behörde oder einer sonstigen Stelle des Bundes oder der Landes übermittelt werden.

2.1.4. Vertraulichkeit der Kommunikation (Verschlüsselungszertifikate)

Die Justiz ermöglicht eine vertrauliche Kommunikation mit dem nachstehend beschriebenen Kommunikationsweg durch eine angemessene Verschlüsselung der elektronischen Daten im Internet. Bei dem Kommunikationsprotokoll OSCI (s.u. 2.2.1.) ist die Verschlüsselung integriert, so dass die miteinander Kommunizierenden sich darum nicht gesondert kümmern müssen (zu den spezifischen Voraussetzungen vgl. die entsprechenden Abschnitte weiter unten).

2.2. Kommunikationswege, Größen- und Mengenbeschränkungen

Die elektronische Poststelle ist über OSCI erreichbar (vgl. 2.2.1).

2.2.1. OSCI (z.B. EGVP)

Eine Kommunikation über das Protokoll OSCI („Online Service Computer Interface“) setzt bei den Kommunikationspartnern die Implementierung einer Anwendung voraus, die dieses Protokoll bedient.

Eine Übersicht über das Softwareangebot finden Sie auf der Website www.egvp.de.

Für Sendungen an das Gericht, die per OSCI übermittelt werden, bestehen seitens der Poststelle folgende Beschränkungen:

  • Größe einer einzelnen Nachricht: max. 100 MB*)
  • Anzahl der Anhänge einer Nachricht: max. 200 Dateien

Je nach Ihrer Arbeitsumgebung kann es erforderlich sein, deutlich unter den genannten Grenzen zu bleiben (z.B. bei zu geringer Bandbreite der Netzanbindung). Künftige Änderungen der Beschränkungen sind möglich und werden über www.justiz.de und www.egvp.de bekannt gemacht.

Sofern ein Vorgang die angegebenen Grenzen überschreitet, kann er auf einem Datenträger nach Nr. 2.2.2. eingereicht werden.

Für Mitteilungen der Gerichte an Sie bestehen die gleichen Beschränkungen.

Zur Verwaltung Ihres persönlichen Empfangspostfaches vgl. die Hinweise unter 2.1.3. „Zustellungen“.

2.2.2. Datenträger

Der elektronische Rechtsverkehr wird grundsätzlich als Online-Kommunikation geführt. Hilfsweise kommt jedoch im Einzelfall auch eine Ersatzeinreichung auf Datenträger in Betracht (zu Fallkonstellationen und dem Verfahren vgl. nachfolgend unter 2.3. „Ersatzeinreichung“).

Als Datenträger sind im elektronischen Rechtsverkehr CD-ROM zu verwenden.

2.3. Ersatzeinreichung

Können Mitteilungen und zugehörige Anlagen nicht online übermittelt werden – z.B. wegen des Überschreitens von Volumenbeschränkungen auf den elektronischen Kommunikationswegen oder wegen anhaltender Störungen auf den Kommunikationswegen - so können die Mitteilungen und ihre Anlagen ersatzweise auf einer CD-ROM eingereicht werden.

Auf einem Datenträger sollen nur Vorgänge eingereicht werden, die für dasselbe Postfach (denselben Empfänger) bestimmt sind. Enthält ein Datenträger Dateien, die zu mehreren Vorgängen gehören, so sind die zu dem gleichen Vorgang gehörenden auf dem Datenträger jeweils in einem separaten Verzeichnis zu speichern, das als Verzeichnisnamen das Aktenzeichen des zugehörigen Vorgangs oder das Wort „Neueingang“ trägt (für Einreichungen zu den Registern vgl. unter 4.4.). Bei mehreren Neueingängen wird eine fortlaufende Nummer ergänzt.

Im Übrigen gelten für die auf einer CD-ROM eingereichten Daten die gleichen Formvorschriften wie bei der Online-Kommunikation (Dateiformate, Kennzeichnung, Namensgebung, Signaturen pp. - vgl. hierzu unter 4.1.).

Der Datenträger ist bei dem adressierten Gericht einzureichen.

Die aktuelle Anschrift des zuständigen Gerichts kann dem „Orts- und Gerichtsverzeichnis“ entnommen werden.

2.4. Zugangsbestätigung, Prüfergebnis

Bei jedem Eingang in der elektronischen Poststelle wird automatisiert unverzüglich eine Eingangsbestätigung an den Absender versandt. Dabei wird der Kommunikationsweg benutzt, der von dem Einreichenden bei der Registrierung (s.o. unter 2.1.) für Zustellungen gewählt wurde.

Mit dem Prüfprotokoll werden folgende Angaben übermittelt:

  • Absenderkennung des Einreichenden
  • Betreff der Sendung
  • Anzahl der Anhänge und/oder ihre Dateinamen
  • ggf. das Ergebnis von Signaturprüfungen
  • Datum und Uhrzeit der Aufzeichnung in dem elektronischen Postfach

Alle Eingänge werden automatisiert auf schädlichen Code überprüft (Viren, Trojaner, Würmer usw.). Infizierte Dateien können nicht bearbeitet werden und werden daher nicht in den Geschäftsgang gegeben. Sie gelten daher auch dann als nicht zugegangen, wenn sie im Übrigen den vorgegebenen Formatstandards entsprechen. Die Einreichenden werden benachrichtigt.

Die von der elektronischen Poststelle automatisiert erstellten Übermittlungs-, Sende- und Empfangsbestätigungen beziehen sich auf die Tatsache, dass der in der jeweiligen Bestätigung beschriebene Kommunikationsvorgang zu dem angegebenen Zeitpunkt stattgefunden hat. Durch diese Bestätigungen wird insbesondere nicht zugleich bestätigt, dass die übermittelten Dokumente in einem zugelassenen Format vorgelegt worden sind oder sonst keine Hindernisse für eine Weiterverarbeitung (Viren o.ä.) bestehen.

3. Technische Voraussetzungen

3.1. Rechner und Betriebssystem

Der elektronische Rechtsverkehr wurde grundsätzlich unabhängig von den eingesetzten Rechnern und Betriebssystemen auf der Basis von allgemein verbreiteten Internettechnologien konzipiert. Zu näheren Anforderungen daraus vgl. 3.2., zu den Signaturen unter 3.3. sowie insbesondere zu Dateiformaten unter 4.2.

3.2. Internetanschluss, Bandbreite und Browser

Die Übermittlung elektronischer Dokumente erfolgt soweit zugelassen auf dem unter 2.2. bezeichneten Kommunikationsweg über das Internet. Voraussetzung für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ist daher ein leistungsfähiger Internetanschluss und ein grafikfähiger Browser (Edge, Firefox, Opera, Safari o.ä.).

Außerdem sollten Sie über ein E-Mail-Konto verfügen, über das Sie von Zustellungen an Ihr Empfangspostfach in der elektronischen Poststelle benachrichtigt werden können (vgl. unter 2.1.3.).

3.3. Qualifizierte Zertifikate und elektronische Signaturen

Sofern für Einreichungen die Schriftform oder die elektronische Form vorgeschrieben ist, sind, soweit kein Fall des § 12 Absatz 2 Satz 2 erster Halbsatz des Handelsgesetzbuches vorliegt, die elektronischen Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung zu versehen. Das zugehörige qualifizierte Zertifikat muss zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur an dem Dokument gültig gewesen sein.

Es wird angestrebt, möglichst alle relevanten Signaturen durch die Poststelle prüfen und weiterverarbeiten zu können. Dennoch können beispielsweise bei neu eingeführten Produkten oder nach wesentlichen Veränderungen von Signaturkomponenten Probleme auftreten.

Es wird deshalb von der Bundesnetzagentur unter Voraussetzungen zur Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur eine Liste derjenigen Zertifizierungsdienstanbieter bereitgestellt, die nach bisherigen Erkenntnissen zum Einsatz im elektronischen Rechtsverkehr mit den angeschlossenen Dienststellen geeignet erscheinen. Darüber hinaus befinden sich dort weitere Informationen zur benötigten Hardware und Software.

Grundsätzlich können Signaturen in einer eigenen Datei neben dem zu signierenden Dokument ("detached") abgelegt werden. Wird die Variante einer eigenen Datei gewählt, so sollen die separate Signaturdatei und die signierte Datei bis auf ihre Endungen den gleichen Dateinamen tragen (diese Variante ist für Einreichungen zum Handelsregister zu wählen, vgl. unter 4.4.). Das Signieren mehrerer Dokumente (bzw. einer gesamten Nachricht) mit einer einzigen Signatur (sog. "Containersignatur") ist nicht zulässig.

Achtung: die Signaturfunktion der meisten Sende- und Empfangskomponenten führt nicht zur Signatur einzelner Dokumente, sondern zur Signatur der Nachricht, die lediglich als Transportmittel für die angehängten elektronischen Dokumente dient.

4. Bearbeitungshinweise

4.1. Bezeichnung der Sendungen und ihrer Anlagen

Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll „Neueingang“ angegeben werden (vgl. jedoch Abweichungen unter 4.4.).

Bei Neueingängen soll die jeweilige Verfahrensart (z.B. Klage, Beschwerde) und die schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts angegeben werden.

Diese Angaben dienen lediglich der zügigen internen Weiterleitung der Sendungen.

Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, dürfen Dateinamen ausschließlich aus

  • Buchstaben des deutschen Alphabetes einschließlich der Umlaute ä, ö, ü und ß,
  • Ziffern und
  • den Zeichen Unterstrich und Minus,
  • Punkten, wenn sie den Dateinamen von Dateiendungen trennen, und
  • einer logischen Nummerierung, wenn mehrere Dateien übermittelt werden,

bestehen und dürfen nicht zu lang sein (maximal 90 Zeichen, keine Pfadangaben).

4.2. Dateiformate und Versionen

Bei der Einreichung sind folgende Dateiformate zulässig, sofern deren Versionen in Deutschland seit mindestens einem Jahr verfügbar sind: 

Dateiformat

Version / Einschränkung

ASCII
(American Standard Code for Information Interchange)

reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen, bei den Insolvenzgerichten auch als Text im American National Standards Institute Format (Windows-ANSI-Format)

UNICODE

reiner Text ohne Formatierungscodes

Microsoft RTF (Rich Text Format)

soweit mit Microsoft Office darstellbar, Version 1.0 bis 1.9

Adobe PDF (Portable Document Format)

PDF Version 1.0 bis 2.0 (ISO 32000-2) PDF/A-1b oder PDF/A-2 (ISO 19005-1 bzw. ISO 19005-2)

XML (Extensible Markup Language)

Version 1.0 oder 1.1, eine zum Dokument gehörende DTD oder Schema-Datei muss zugeordnet sein

TIFF (Tagged Image File Format)

Version 13.7 oder niedriger (CCITT/TTS Gruppe 4)

Microsoft Word

Word 97 bis Word 2013 

Aktive Komponenten, wie z.B. Makros, dürfen in den Dateien nicht enthalten sein.

Die elektronischen Dokumente können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf jedoch keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten.

Sofern strukturierte Daten übermittelt werden, sollen sie im UNICODE-Zeichensatz UTF-8 codiert sein.

4.3. Gebührenvorschuss

Etwaige Vorschriften über einen Gebührenvorschuss gelten unverändert auch im elektronischen Rechtsverkehr.

4.4. Verfahrensspezifische Besonderheiten

4.4.1 Einreichungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister

Es ist zu beachten, dass infolge einer Änderung des § 12 Abs. 2 Satz 1 HGB auf Grundlage der Umsetzungsgesetzgebung zur Digitalisierungsrichtlinie elektronische Dokumente zum Handelsregister, Genossenschaftsregister und Partnerschaftsregister ab dem 1. August 2022 „in einem maschinenlesbaren und durchsuchbaren Datenformat“ einzureichen sind. Diese Anforderung ist jedenfalls bei einer Einreichung im PDF-Format erfüllt. Das vereinzelt noch gebräuchliche TIFF-Format ist nicht mehr geeignet, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument allerdings ausnahmsweise zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden.

Den Einreichungen zu den Registern soll neben den qualifiziert signierten und sonstigen elektronischen Dokumenten eine Datei beigefügt werden, die zu dem jeweiligen Vorgang strukturierte Daten im XML-Format gemäß XJustiz.Register enthält. Ein solcher Datensatz wird beispielsweise von der Anwendung XNotar der Bundesnotarkammer erzeugt. 

Abweichend von der Praxis in anderen Verfahrensbereichen soll bei der Neuanmeldung im Registerbereich nicht das Schlüsselwort „Neueingang“ im Betreff eingetragen werden, sondern "HRA neu" oder "HRB neu".

4.4.2. Einreichungen zum Schiffsregister

Bei Einreichungen zum Schiffsregister soll im Betreff  die Registernummer des Schiffs (sofern bekannt) und der Schiffsname angegeben werden.

5. Service und Support

  • Bei Fragen zu Ihrem Produkt wenden Sie sich bitte an den Hersteller oder Ihren Vertragspartner.
  • Soweit allgemeine Störungen im elektronischen Rechtsverkehr bekannt sind, werden sie auch auf einer zentralen Seite im Internet angezeigt unter: http://www.egvp.de/meldungen/index.php Bitte informieren Sie sich gegebenenfalls vorab auch dort.

*)
Beim Einscannen von Dokumenten können sehr große Dateien entstehen, insbesondere bei der Berücksichtigung von Farben und hoher Auflösung. Da bei einer S/W-Wiedergabe ein höherer Kontrast und damit i.a. eine bessere Lesbarkeit erreicht wird, sollen einzuscannende Texte grundsätzlich in S/W und mit 150-200 dpi (maximal mit 300 dpi) erfasst werden (TIFF 6.0. CCITT/TSS Gruppe 4 oder PDF bzw. PDF/A).


Weiterführende Hinweise

Ein Strichmännchen schiebt einen Brief in einen Laptopbildschirm
© Colourbox.de
ERV

Elektronischer Rechtsverkehr (ERV) in Hamburg

Informationen zur verfahrensbezogenen elektronischen Kommunikation mit den Hamburger Gerichten und Staatsanwaltschaften.

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